Overview:

 The "Corporate Administrative Support/Admin" or Office Manager holds a critical role in ensuring the smooth operation of the office by managing various administrative tasks, overseeing data integrity, and serving as a primary point of contact for external stakeholders. This role requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple responsibilities efficiently. 

Key Responsibilities: 

Questionnaire Auditing: 

● Conduct thorough audits of completed questionnaires to ensure compliance with established guidelines. 

● Identify discrepancies or errors in responses and collaborate with staff to rectify issues. 

Data Cleaning: 

● Implement data cleaning processes to maintain accurate and reliable records. 

● Utilize software tools to identify and correct inaccuracies in datasets. 

Final Review of Examiner Recommendations: 

● Perform final reviews of recommendations made by examiners for accuracy and completeness. 

● Ensure that all recommendations align with departmental standards before submission. 

Fielding Taxpayer Calls and Concerns: 

● Serve as the first point of contact for taxpayers seeking assistance or clarification on various issues.

 ● Address inquiries professionally, providing accurate information or directing them to appropriate resources.

Research for Ownership and Occupancy Requirements: 

● Conduct research related to property ownership and occupancy requirements as needed. 

● Stay updated on relevant laws and regulations affecting property assessments. 

General Office Management and Troubleshooting: 

● Oversee daily office operations, ensuring a productive work environment. 

● Troubleshoot any operational issues that arise, coordinating with IT or other departments as necessary.

 Administrative Assistant to Director:

 ● Provide comprehensive administrative support to the Director, including scheduling meetings, preparing reports, and managing correspondence.

 ● Assist in project management tasks as directed by the Director. Point of Contact for External Agencies: 

● Act as the liaison between the office and external entities such as the Department of Treasury, Assessors, and Equalization Directors. 

● Facilitate communication between parties to ensure clarity on policies and procedures.

 Qualifications:

 ● Bachelor’s degree in Business Administration or related field preferred. 

● Proven experience in office management or administrative roles. 

● Strong analytical skills with experience in data auditing and cleaning. 

● Excellent verbal and written communication skills. 

● Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and familiarity with database management systems. 

● Ability to manage multiple tasks simultaneously while maintaining attention to detail.

*Must be 30 minutes away or less from office location!*