Summary

We’re looking for a highly motivated and creative executive assistant to support a hands-on executive who leads across finance, product innovation, branding, and digital culture. This role combines executive operations, digital content strategy, and lifestyle management into one hybrid position. You’ll be deeply embedded in the cannabis industry — taking ownership of day-to-day creative direction, content execution, organization, and workflow optimization.

Responsibilities

Digital Presence & Brand Support

• Take full ownership of day-to-day creative direction for the executive’s digital presence across Instagram, Reddit, Discord, and other platforms.
• Develop and execute content ideas aligned with the brand’s tone and business objectives — from daily posts and memes to campaign rollouts.
• Monitor social media trends, competitor activity, and cannabis culture to surface ideas that drive engagement and community growth.
• Maintain a consistent brand voice and visual identity across all digital platforms.
• Coordinate content calendars, scheduling, and performance reporting.
• Engage and respond in-character as the executive persona when appropriate, maintaining authenticity and brand integrity.

Executive & Operational Support

• Manage a fluid schedule, including calendar bookings, meeting prep, reminders, and follow-ups.
• Represent the C Suite in meetings when unavailable — relay key messages and ensure follow-through.
• Maintain a clean and functional office environment, including upkeep of devices and general workspace organization.
• Organize and catalogue R&D samples (familiarity with cannabis products a plus).
• Manage personal errands, deliveries, office supply runs, and occasional travel bookings.

Email & Communication Management

• Use Superhuman (or similar AI tools) to prioritize and triage emails, surfacing time-sensitive communications.
• Draft replies, coordinate follow-ups, and track key discussions.
• Act as a communication bridge when the executive is unavailable or off-grid.

AI & Workflow Optimization

• Use AI tools (e.g., ChatGPT, Notion AI, automation platforms) to enhance workflow, brainstorm content, streamline tasks, and assist in research.
• Stay current with emerging productivity and creative tools that can help scale operations and output.

You’ll Excel in This Role If You

• Are a creative self-starter with a track record of producing engaging content across multiple platforms.
• Are highly organized, reliable, and adaptable — with a bias toward action and problem-solving.
• Understand cannabis culture and branding nuances, and are comfortable working in this industry.
• Are digitally fluent and experienced with tools like Canva, CapCut, Meta Business Suite, Reddit, Discord, or equivalents.
• Use AI and automation tools to simplify complex tasks and improve efficiency.
• Have discretion, emotional intelligence, and the ability to operate in high-trust, fast-moving environments.
• Bonus: Comfortable rolling product samples or handling cannabis during R&D activities

What We Offer

• A front-row seat in a rapidly growing, premium Canadian cannabis company.
• Exposure to all aspects of the business — from finance to brand to R&D.
• Cannabis-friendly, creatively driven work environment.
• Flexible hours and hybrid schedule with potential to grow into a larger strategic role.
• R&D perks, behind-the-scenes access, and room to make a real impact.

White Ash Group and the companies it represents are Equal Employment Opportunity employers that values the strength of diversity within the workplace. All qualified applicants, regardless of race, colour, religion, gender, sexual orientation, marital status, gender identity or expression, nationality, age, disability or veteran status, or any other characteristic protected by applicable law, are strongly encouraged to apply.

Résumé

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement motivé(e) et créatif(ve) pour soutenir un dirigeant polyvalent impliqué dans les domaines des finances, de l’innovation produit, de l’image de marque et de la culture numérique. Ce poste hybride combine l’assistance exécutive, la stratégie de contenu digital et la gestion de style de vie. Vous serez pleinement immergé(e) dans l’industrie du cannabis — en prenant en charge la direction créative quotidienne, l’exécution de contenu, l’organisation et l’optimisation des flux de travail.

Responsabilités

Présence numérique & soutien à la marque

• Assurer la direction créative quotidienne de la présence digitale de l’exécutif sur Instagram, Reddit, Discord et autres plateformes.
• Développer et exécuter des idées de contenu alignées avec le ton de la marque et les objectifs commerciaux — des publications quotidiennes aux campagnes complètes.
• Surveiller les tendances des réseaux sociaux, les activités des concurrents et la culture cannabis pour proposer des idées favorisant l’engagement et la croissance communautaire.
• Maintenir une cohérence dans la voix de la marque et l’identité visuelle sur toutes les plateformes.
• Coordonner les calendriers de contenu, la planification des publications et les rapports de performance.
• Interagir et répondre en incarnant le personnage de l’exécutif, lorsque pertinent, tout en conservant authenticité et intégrité de la marque.

Soutien exécutif & opérationnel

• Gérer un agenda mouvant : prises de rendez-vous, préparation de réunions, rappels, suivis.
• Représenter la direction lors de réunions en cas d’indisponibilité, transmettre les messages clés et assurer le suivi.
• Maintenir un environnement de travail propre et fonctionnel, y compris les appareils et l’organisation de l’espace.
• Organiser et cataloguer les échantillons de R&D (une familiarité avec les produits du cannabis est un atout).
• Gérer les courses personnelles, les livraisons, les achats de fournitures de bureau et, occasionnellement, les réservations de voyage.

Gestion des courriels et des communications

• Utiliser Superhuman (ou outils d’IA équivalents) pour prioriser les courriels et faire remonter les communications urgentes.
• Rédiger des réponses, coordonner les suivis et suivre les échanges importants.
• Servir de relais de communication lorsque l’exécutif est indisponible ou hors ligne.

Optimisation par l’IA et des flux de travail

• Utiliser des outils d’IA (ex. : ChatGPT, Notion AI, plateformes d’automatisation) pour améliorer les flux de travail, générer du contenu, simplifier les tâches et soutenir la recherche.
• Rester à jour sur les outils de productivité et de création émergents pouvant aider à faire évoluer les opérations et les résultats.

Vous excellerez dans ce rôle si vous :

• Êtes un créatif autonome avec un historique de contenu engageant sur plusieurs plateformes.
• Êtes extrêmement organisé(e), fiable et adaptable — orienté(e) vers l’action et la résolution de problèmes.
• Comprenez la culture du cannabis et les subtilités du branding dans cette industrie.
• Maîtrisez les outils digitaux tels que Canva, CapCut, Meta Business Suite, Reddit, Discord ou équivalents.
• Utilisez des outils d’IA et d’automatisation pour simplifier les tâches complexes et gagner en efficacité.
• Faites preuve de discrétion, d’intelligence émotionnelle et de capacité à évoluer dans des environnements rapides et de haute confiance.
• Bonus : À l’aise avec le roulage d’échantillons ou la manipulation de cannabis dans le cadre d’activités de R&D.

Ce que nous offrons

• Une place de choix au sein d’une entreprise canadienne de cannabis haut de gamme en pleine croissance.
• Une exposition à tous les aspects de l’entreprise — des finances à la marque en passant par la R&D.
• Un environnement de travail créatif et accueillant envers le cannabis.
• Des horaires flexibles et un modèle hybride, avec la possibilité d’évoluer vers un rôle stratégique plus large.
• Des avantages liés à la R&D, un accès aux coulisses de l’industrie, et la possibilité d’avoir un réel impact.

White Ash Group et les entreprises qu’il représente sont des employeurs souscrivant au principe de l’égalité des chances et valorisent la diversité au sein de leur environnement de travail. Toutes les candidatures qualifiées, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’état civil, d’identité ou d’expression de genre, de nationalité, d’âge, de handicap ou de statut de vétéran, ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable, sont fortement encouragées à postuler.