Summary

The Finance Assistant is directly responsible for data entry and related duties in posting accounts payable and payments in a fast-paced environment for 2 companies. This includes maintaining ledgers, credit balances, resolving account irregularities, and reporting. You will assist in period end reporting, reconciling accounts and collecting all supporting documentation required for review. This position involves diplomatic interaction with preferred partners, vendors, and senior management as well as collaboration with sister entities.

Responsibilities

• Collaborate with the Finance Manager team to maintain A/P performance levels.
• Review invoices and expense reports from all sources for potential errors and/or discrepancies. Match to approved purchase requests.
• Manage vendor files and relationships.
• Act as the company representative for vendors in all aspects.
• Obtain approval for disbursements and necessary back up to support all payments.
• Set up electronic payments.
• Post and reconcile company payments to general ledgers.
• Investigate and resolve billing discrepancies.
• Reconcile credit cards
• Review all credit balances, refunds, and adjustments, and apply adjustments and/or corrections to corporate billing records.
• Prepare and ready CRA tax remittance per payment schedule.
• Maintain an organized electronic filing system for all appropriate documents including leases, insurance and vendors for two entities and multiple clinic locations (12) nation-wide.
• Produce monthly and quarterly accounting reports and schedules.
• Prepare balance sheet reconciliations and working papers for asset accounts.
• Participate in required meetings, providing input and recommendations.
• Adhere to all procedures and policies.
• Serve as a back-up for various accounting and administrative functions.
• Ensure the strict confidentiality and privacy of financial records as they relate to the organization and its business partners.
• Perform other duties as assigned.
• Set up Journal entries such as accruals and prepaids monthly and at the yearend, as necessary.
• Post intercompany transactions.
• Assist in audits and general ledger preparation.

Experience / Education

• 2 years of experience in accounting.
• Excellent communication skills both verbal and written.
• Advanced competency in Microsoft Office with strong skills in excel (Pivot Table, VLOOKUP, SUMIFS, Formula Audit and Fixing Errors).
• Knowledge and practical experience in SAGE and QuickBooks accounting software.
• Knowledge and practical experience with electronic bank payments
• A sound understanding of accounting and financial reporting principles and practices.
• Meticulous attention to detail with strong organizational skills. A critical thinker.
• An analytical mind with strong conceptual and problem-solving skills.
• An ability to multi-task, work independently and as part of a team as well as under pressure, to meet deadlines.
• An ability to interpret and implement company policies and procedures.
• A team player attitude.

White Ash Group and the companies it represents are Equal Employment Opportunity employers that values the strength of diversity within the workplace. All qualified applicants, regardless of race, colour, religion, gender, sexual orientation, marital status, gender identity or expression, nationality, age, disability or veteran status, or any other characteristic protected by applicable law, are strongly encouraged to apply.

Résumé

L’Assistant(e) Financier(ère) est directement responsable de la saisie des données et des tâches connexes liées à la comptabilité fournisseurs et aux paiements dans un environnement dynamique pour deux entreprises. Cela inclut la tenue des grands livres, des soldes créditeurs, la résolution des irrégularités comptables et l’établissement de rapports. Vous assisterez également à la clôture des périodes comptables, à la réconciliation des comptes, ainsi qu’à la collecte de toute documentation de support requise pour révision. Ce poste implique des interactions diplomatiques avec des partenaires privilégiés, des fournisseurs, la haute direction, ainsi qu'une collaboration avec des entités sœurs.

Responsabilités

• Collaborer avec l’équipe du/de la Responsable Financier(ère) pour maintenir la performance du service des comptes fournisseurs.
• Examiner les factures et les notes de frais de toutes sources pour identifier les erreurs ou écarts éventuels. Vérifier leur conformité avec les demandes d’achat approuvées.
• Gérer les dossiers et les relations fournisseurs.
• Représenter l’entreprise auprès des fournisseurs dans tous les aspects.
• Obtenir les approbations nécessaires pour les décaissements et la documentation justificative pour chaque paiement.
• Mettre en place les paiements électroniques.
• Comptabiliser et rapprocher les paiements dans les grands livres.
• Rechercher et résoudre les écarts de facturation.
• Réconcilier les relevés de cartes de crédit.
• Examiner les soldes créditeurs, remboursements et ajustements, et appliquer les corrections nécessaires aux dossiers de facturation.
• Préparer les versements de taxes à l’ARC selon le calendrier de paiements.
• Maintenir un système de classement électronique organisé pour tous les documents pertinents, y compris les baux, assurances et fournisseurs pour deux entités et plusieurs cliniques (12) à travers le pays.
• Produire des rapports et des échéanciers comptables mensuels et trimestriels.
• Préparer les rapprochements du bilan et les documents de travail pour les comptes d’actifs.
• Participer aux réunions nécessaires, en apportant vos recommandations et suggestions.
• Respecter toutes les procédures et politiques internes.
• Servir de soutien pour diverses fonctions comptables et administratives.
• Garantir la confidentialité stricte des dossiers financiers liés à l’organisation et ses partenaires.
• Effectuer d’autres tâches assignées.
• Préparer les écritures comptables telles que les charges à payer et les charges payées d’avance mensuellement et en fin d’exercice, au besoin.
• Comptabiliser les transactions intercompagnies.
• Participer aux audits et à la préparation du grand livre.

Expérience / Formation

• 2 ans d’expérience en comptabilité.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, avec de solides compétences Excel (tableaux croisés dynamiques, VLOOKUP, SOMME.SI, audit de formules et correction d’erreurs).
• Connaissance et expérience pratique des logiciels comptables SAGE et QuickBooks.
• Connaissance et expérience des paiements bancaires électroniques.
• Solide compréhension des principes et pratiques de comptabilité et de rapports financiers.
• Grande rigueur et excellentes compétences organisationnelles. Capacité d’analyse développée.
• Esprit analytique avec de fortes aptitudes conceptuelles et de résolution de problèmes.
• Capacité à gérer plusieurs tâches, à travailler de façon autonome ou en équipe, et sous pression pour respecter les délais.
• Capacité à interpréter et appliquer les politiques et procédures de l’entreprise.
• Attitude de travail en équipe.

White Ash Group et les entreprises qu’il représente sont des employeurs souscrivant au principe de l’égalité des chances et valorisent la diversité au sein de leur environnement de travail. Toutes les candidatures qualifiées, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’état civil, d’identité ou d’expression de genre, de nationalité, d’âge, de handicap ou de statut de vétéran, ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable, sont fortement encouragées à postuler.